마이크로소프트 워드의 대체 프로그램으로 알려진 구글 문서 (구글 docs). 오늘은 그 다양한 사용법에 대해서 알아 보고자 합니다.
구글 문서 (구글 docs)는 무엇인가?
구글 문서는 마이크로소프트 오피스 프로그램과의 경쟁을 위해서 구글에서 내놓은 오피스 프로그램 중 하나로 무료 웹기반 워드 프로세서입니다. 구글 드라이브를 통해서 사용이 가능하며 다른 오피스 도구로는 엑셀 프로그램의 대체제인 시트 (Sheet)와 파워포인트의 대체제인 슬라이드가 있습니다.
구글 docs 는 모든 기기와 플랫폼에서 사용이 가능하며, 인터넷을 연결할 수 있는 웹브라우저만 있으면 어디에서나 사용이 가능합니다. 저장 버튼을 눌러야 하는 마이크로소프트 워드 (Word)와는 달리 실시간으로 저장이 가능한만큼 작업을 하기에 더 용이한 장점이 많습니다.
MS 워드가 소유하지 않은 많은 장점을 가지고 있는 구글 독스 (docs). 이제 자세한 사용법에 대해서 알아보고자 합니다.
파워유저를 위한 구글 독스 사용법 7가지
- 구글 계정 가입하기
- 새 문서 만들기
- MS 워드에서 구글 docs로 파일 가져오기
- 구글 문서 (독스) 공유 방법
- 문서의 최근 변경 사항 점검 방법
- 인터넷이 없는 환경에서 구글 docs 사용하기
- 구글 문서에 목차 추가하기
1.구글 계정 가입하기
먼저 구글 프로그램 사용을 위해서는 구글 계정이 있어야 합니다. 안드로이드 스마트폰을 사용하시는 분들이라면 하나 정도는 가지고 계시기 때문에 본인이 가지고 있는 계정을 사용하시면 됩니다.
없으신 분들은 아래의 링크를 통해서 구글 계정을 새롭게 생성하실 수 있습니다.
구글 계정 만들기를 클릭합니다.
자신의 이름과 원하는 메일 주소와 비밀번호를 기입한 후 다음을 클릭합니다.
전화번호를 기입하면 봇이 아닌 실제 사람인 것을 확인하기 위해서 확인문자가 발송됩니다.
전화번호를 확인 후 개인정보와 서비스 약관에 동의한 후 복구 메일주소와 생년월인, 성별 등을 기입하게 되면 새로운 구글 계정이 생성됩니다.
2. 새 문서 만들기
이제 구글 계정을 생성했음으로 다양한 구글의 서비스를 이용할 수 있습니다.
구글 docs 에서는 빈 문서 뿐 아니라 이력서와 서신, 브로슈어 등 다양한 서식도 제공하고 있습니다. 새로운 문서를 작성하기 위해서는 그림의 “+” 버튼을 클릭합니다.
구글 크롬 사용자라면 그저 주소창에 docs.new 라고만 입력해도 자동적으로 새로운 문서를 생성합니다.
3. MS 워드에서 구글 docs 로 파일 가져오기
이미 워드 (Word)에서 만들어진 문서를 구글 문서로 가져오려면 어떻게 해야 할까요? 구글 docs 에서 워드 문서를 보기 위해서는 먼저 구글 드라이브에 해당 파일을 업로드 해야 합니다.
구글 드라이브로 이동합니다. “+” 버튼을 누른 후 <파일 업로드>를 클릭합니다. 원하는 문서를 선택한 후 <열기>를 클릭하면 구글 드라이브에 자동적으로 워드 문서가 업로드 됩니다.
혹은 원하는 파일을 그저 드래그하여 구글 드라이브로 옮기면 바로 복사가 완성됩니다.
복사된 문서에 오른쪽 마우스 클릭후 연결 앱 – Google 문서 를 클릭하시면 바로 구글 독스로 파일이 이동됩니다. 이렇게 함으로써 구글은 워드 파일을 구글 문서 파일로 변환시킵니다.
파일 편집을 마친 후에는 해당 파일을 다른 사람들과 공유하거나 다시 마이크로소프트 워드 형식으로 다시 다운로드하여 내보낼 수도 있습니다.
4. 구글 문서 (구글 독스) 공유 방법
MS 워드가 가지지 못한 구글 docs 의 가장 큰 장점 중 하나는 바로 다른 사람들과 공유할 수 있는 옵션을 제공한다는 것입니다. 예를 들어 프로젝트를 위한 문서를 작성하여 다른 이들의 수정이 필요할 때 자신이 정한 특정 사람들과 파일을 공유하여 공동 편집하고 제안하는 작업이 가능하다는 것입니다.
구글 독스 에서 오른쪽 상단의 공유 버튼을 클릭합니다.
그림과 같이 공유 가능한 링크 가져오기 를 클릭한 후 함께 공유하고자 하는 사람들의 이메일 주소를 입력합니다.
파일을 공유할 때 공유하는 사람은 각각의 사람들에 대한 권한을 부여할 수 있습니다.
- 링크를 받은 사람에게 편집할 수 있는 권한을 부여할 수 있으며
- 댓글 등을 작성할 수 있는 권한을 부여하여 의견을 표할 수도 있으며
- 편집 권한 없이 그저 보기만 가능하도록 선택할 수 있습니다
이와 같은 구글 docs 의 다양한 기능을 활용하여 워드 프로그램에서는 사용이 어려운 다양한 기능을 통해서 업무를 진행할 수 있다는 장점이 있습니다.
5. 문서의 최근 변경 사항 점검 방법
만일 위의 경우와 같이 구글 문서 공유 를 시행했을 때 업무를 위해 편집권한을 부여하기도 합니다. 하지만 문서가 길 경우, 모든 수정 사항들을 일일이 확인하기란 쉽지 않습니다. 수정 사항 확인을 위해서 어떻게 해야 할까요?
구글 docs 는 클릭 한번으로 다른 사람들이 수정했을 때 발생하는 모든 변경 사항의 추적이 가능합니다.
그리고 다른 사람이 한 편집 사항이 마음에 들지 않을 경우, 언제든지 원 상태로 회복이 가능합니다.
6. 인터넷이 없는 환경에서 구글 docs 사용하기
구글 웹스토어로 이동합니다. 웹스토어에서 구글 문서 앱을 찾아 크롬에 첨가합니다.
이렇게 함으로써 별다른 조치 없이도 자동으로 인터넷이 없는 환경에서도 구글 docs 사용이 가능합니다.
7. 구글 문서에 목차 추가하기
길이가 긴 문서일수록 목차를 추가하는 것이 중요합니다. 독자들에게 내용을 일목요연하게 보여줄 수 있는 좋은 도구가 되기 때문입니다.
이 목차를 통해서 전체 내용을 스크롤해서 볼 필요 없이 특정 부분을 바로 찾아볼 수 있기 때문입니다. 그림과 같이 삽입 — 목차를 클릭하여 사용이 가능합니다.
파워 유저를 위한 구글 독스 의 다양한 기능. 유용하게 활용해 보시는건 어떨까요?
